Przewodnik
Elektroniczny obieg dokumentów - Przewodnik
W erze cyfryzacji, kiedy każdy aspekt naszego życia i pracy przenosi się do świata online, elektroniczny obieg dokumentów staje się kluczowym elementem dla efektywnego zarządzania firmą.
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD, workflow) to nowoczesny sposób obsługi i zarządzania dokumentacją w firmie za pomocą narzędzi cyfrowych. Pozwala na wyeliminowanie pracy z papierem oraz szybkie i bezpieczne przesyłanie, przechowywanie oraz archiwizację dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala również na łatwą obsługę dokumentów, dzięki czemu wszystkie procedury stają się bardziej przejrzyste i zorganizowane, co znacząco przyspiesza pracę i redukuje koszty.
Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów
1. Oszczędność czasu i kosztów
Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, rutynowe zadania, takie jak sortowanie, archiwizacja czy wyszukiwanie dokumentów, są wykonywane przez system, co redukuje czas potrzebny na ich realizację.
Wdrożenie systemu workflow pozwala także na redukcję kosztów związanych z papierem, drukowaniem i przechowywaniem fizycznych dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje konieczność utrzymywania dużych archiwów, co przekłada się na oszczędności przestrzeni biurowej i kosztów związanych z jej wynajmem. W dłuższej perspektywie, inwestycja w nowoczesne rozwiązania do zarządzania dokumentacją przynosi firmom znaczące korzyści finansowe i czasowe.
2. Zwiększona wydajność
Szybszy dostęp do dokumentów i lepsza organizacja pracy. Elektroniczny obieg dokumentów znacząco zwiększa wydajność pracy w firmie, eliminując czasochłonne zadania manualne. Przyśpieszenie procesów, takich jak przesyłanie, zatwierdzanie i archiwizowanie dokumentów, sprawia, że pracownicy mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, co zwiększa ich efektywność.
3. Bezpieczeństwo
Elektroniczne przechowywanie dokumentów redukuje ryzyko ich utraty czy uszkodzenia. System elektronicznego obiegu dokumentów daje również możliwość określania uprawnień widoczności dokumentów dla poszczególnych osób.
4. Dostępność
Dokumenty są dostępne z każdego miejsca na świecie, o każdej porze, co jest szczególnie ważne w dobie pracy zdalnej.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?
1. Analiza potrzeb
Jest to bardzo ważny etap wdrożenia systemu. Zastanów się jakie typy dokumentów chciałbyś obsługiwać w elektronicznym obiegu dokumentów oraz kto będzie uczestniczył w ich obsłudze. Rozpisz lub rozrysuj etapy pracy nad poszczególnymi rodzajami dokumentów. Zidentyfikuj, które procesy mogą być zautomatyzowane.
2. Wybór systemu
Wybierz odpowiednie oprogramowanie, np. SaldeoSMART, które posiada jeden z najszybciej wdrażanych obiegów dokumentów na rynku.
3. Konfiguracja i wdrożenie
Prawidłowa konfiguracja i drożenie to jeden z kluczowych etapów wdrażania systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (workflow). Polecamy zlecić ten etap profesjonalnej firmie specjalizującej się we wdrażaniu EOD. Rozważ również stopniowe wprowadzanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów - pozwoli to na płynne przejście od tradycyjnego do elektronicznego obiegu dokumentów.
3. Szkolenie pracowników
Zadbaj o odpowiednie przeszkolenie personelu, aby zapewnić płynne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Pracownicy muszą znać funkcje i możliwości systemu, oraz swoją rolę w EOD, co pozwoli im efektywnie wykorzystać jego potencjał.
4. Monitorowanie i optymalizacja
Regularnie monitoruj działanie systemu i wprowadzaj ulepszenia.